23 Январь 2012
Автор: Владимир Карпеев Рубрика:

Использование интеллект-карт — способ экономии рабочего времени

Создание интеллект-карт - способ экономии рабочего времениПривет всем! Сегодня я расскажу вам об экономии рабочего времени в процессе планирования. Многие говорят о тайм-менеджменте, показывают нам (вам) как его организовывать и т.д. Порядок это конечно хорошо, но как экономить время на отдельных моментах работы?

Нам всегда стоит понимать и помнить, что экономия денег и времени – эти два понятия идут рядом и чаще всего напрямую зависят друг от друга. Хотите экономить или зарабатывать – научитесь экономить время. Чем больше вы тратите времени на ту или иную задачу – тем больше вы теряете денег, которые в это время могли бы зарабатывать. И наоборот… Чем больше вы тратите денег, тем больше экономите времени на решение задач, на которые вы потратили эти деньги. Но и тут стоит помнить, что определенное время потом будет потрачено на восстановление казны. Так почему бы не тратить деньги и при этом делать все оперативно?

А почему бы не начинать экономить то самое время еще в самом начале? К примеру, на стадии планирования? А? Ведь задумайтесь только, быстро составленный эффективный план может в дальнейшем еще сэкономить время на его реализации, когда все будет понятно и четко, да и результат может дать совсем другой.

Процесс планирования порой у нас отнимает очень много времени. Сколько он отнимает у вас? 10-15 минут? Не верю! Если это только не делитантский подход. У меня порой планирование занимает ровно столько же времени, сколько и сама реализация. А тут еще и отобразить план то надо, а это вновь время.

Что планируем мы, к примеру, вебмастера/сеошники/блоггеры:

  • Создание сайта и его развитие;
  • Проведение оптимизации;
  • План работ над клиентскими проектами;
  • Последовательность закупки ссылок;
  • Управление PR-кампаниями…

Что еще? Да вполне трудолюбивый блоггер/вебмастер/сеошник/PR-менеджер и т.д. много чего планирует. Так как экономить рабочее время при этом? Как увеличить процент экономии рабочего времени, даже если сейчас вы итак максимально, по вашему мнению, экономичны?

Я сегодня на примере создания проекта расскажу, как можно использовать простое приложение, экономить время и делать понятные всем вещи.

Что предлагаю я? Я предлагаю любой план и не только составлять в виде интеллект карт! Интеллект-карты по своему призванию как раз и обеспечат нам экономию рабочего времени в процессе планирования.

Лично я использую для построения интеллект-карт программу Xmind. Xmind – это отличное и простое решение. Программа Xmind представлена в свободном доступе и даже нет тестового какого-то периода. Ссылку на официальный сайт я вам уже дал выше, но там, к сожалению, нет русскоязычной версии. Но сеть позволяет нам на сегодня многое, в том числе и право на альтернативу. И вот, к примеру, здесь можно скачать русифицированную, нашими умельцами, версию программы. После скачки программы устанавливаем ее на свой компьютер и вы готовы к созданию своих интеллект-карт.

 

Дальше все просто. Я покажу вам сейчас как я планирую создание проекта.

Для начала выбираем структуру построения интеллект-карты. Я обычно применяю в области планирования самую простую – «Дерево» направо. Для выбора структуры построения интеллект-карты кликаем на основной области правой кнопкой мыши и выбираем нужную структуру, вот так:

Выбор структуры и формы построения интеллект-карты

Далее создаем первый раздел или подраздел:

Создание раздела интеллект-карты

Вписываем нужный пункт и получаем следующее:

1 пункт прорисовки интеллект-карты

Далее по этому принципу составляем все пункты, добавляем подпункты и т.д. В итоге получаем что-то типа того (в пример создана простейшая карта, обычно при создании сайта подобное дерево строится исходя из задач и выглядит в разы сложнее):

Работа с интеллект-картой

Как видите, все легко и просто. Зато из таких интеллект-карт все становится понятно. Сложность самих карт зависит от сложности задания, работы вашего мозга и целей.

Описывать подробно работу по созданию интеллект-карты в Xmind не имеет смысла. В программе все просто и интуитивно-понятно так, что разберется и ученик первого класса. И это не ирония! ;-) У кого все же возникнут проблемы, смотрите внизу видео по теме.

С помощью интеллект-карт я создаю:

  • Тактику продвижения сайтов;
  • Схему создаваемого проекта;
  • Логику работы проектов с программированием;
  • Направления развития проектов;
  • План работ на каждую неделю;
  • Убедительные презентации;
  • Распределение финансов и многое другое.

 

Преимущества подобного составления интеллект-карт:

  • Оперативность создания;
  • Экономия энергии;
  • Организация мыслей и работы;
  • Возможность легкой организации мозгового штурма в процессе создания чего-то нового;
  • Возможность легкого внесения корректировок;
  • Упрощение понимания схем, если работа ведется не 1 пользователем или так называемая легкость восприятия;
  • Возможность создания ассоциативных связей в графическом виде;
  • Возможность легкого акцентирования внимания на ключевых моментах…

Вам этого еще не достаточно? Это поверьте упростит уже работу, повысит эффективность ее в отдельных моментах и в целом.

Также хотелось бы дать вам ряд советов по созданию интеллект-карт:

  • При создании используйте короткие термины, которые характеризовали бы всю мысль и составлялись из 2-4 слов;
  • Если ключевой момент для описания займет много текста, то попробуйте отобразить его изображением;
  • Начинайте создание с основы, а не с какого-то элемента. Под основой может быть просто названием карты;
  • Основа должна быть отмечена каким-то ярким элементом. Тот же Xmind позволяет вставить иконку, выбрать цвет, подчеркивание или фон;
  • При создании карты создавайте обязательно подтемы – это позволит четко раздробить весь проект и в дальнейшем с легкостью его реализовать;
  • Отдельные подтемы или направления можно вполне с успехом выделять визуально тем же цветом, если все сгруппировано в одной части карты. Если отдельные элементы разбросаны в разных частях карты, но представляют собой одну группу, то можно выделить их одинаковой иконкой (иконки к каждому пункту можно с легкостью присоединить). Выглядеть это может так (кликабельно):


Группировка элементов интеллект-карты обозначением смайликами

  • Не заостряйте внимание только на одной области, она будет сковывать процесс развития. Подумайте над другой областью, а позже вернетесь с  наверняка новыми мыслями к первой.

По роду деятельности часто сталкиваюсь с ТЗ (техническими заданиями), планами продвижения и другими файлами подобной направленности. Иногда приходилось разбираться с таблицами в 1200-1500 ячеек. Вы представляете себе такую махину? Тут черт ногу сломит, не то чтобы простой человек. Много времени затрачивалось на изучение подобного материала, а далее шел процесс реализации заданий и планов. Такая непрозрачная загроможденность рождала кучу ошибок, недоработок, задержек. В конечном счете, мы вновь и вновь возвращались в начало и начинали просматривать схему. Какая тут экономия рабочего времени может быть? Я уже молчу про тех, кто еще продолжает планировать на бумаге. Тут только один совет, когда дойдете до края листа не переносите на другой, а приклейте к другому… ;-)

Я желаю вам эффективной работы, увеличения процента экономии рабочего времени и удачного составления интеллект-карт. Используйте интеллект-карты и вы почувствуете разницу в эффекте, времени, удобстве и, конечно же, кошельке. Пока!

Видео по теме:

Видео по теме 2 в 3-х частях:

  • http://twitter.com/alexeyhead Aleksey

    Вовка, спасибо за интересную статью, взял программу на вооружение)